Privacy statement

Privacy statement
Stichting Beheer Kasteel Teylingen

mei 2018

Stichting Beheer Kasteel Teylingen verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Beheer Kasteel Teylingen hierna te noemen SBKT.

Een gedetailleerde beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens ligt vast in het register van verwerkingsactiviteiten en de bijbehorende gegevensmatrix. Deze liggen ter inzage bij de kassa van Kasteel Teylingen en zijn op te vragen via pr@kasteelteylingen.nl.

SBKT streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Organisaties die persoonsgegevens in bezit hebben moeten daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor SBKT. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacy statement geven wij aan hoe SBKT voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt SBKT persoonsgegevens?
SBKT verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn gegevens van:

  • Vrijwilligers en donateurs/sponsoren van SBKT;
  • Mensen die interesse tonen in de activiteiten SBKT of die in het recente verleden interesse getoond hebben;
  • Personen die deel hebben genomen aan door SBKT georganiseerde activiteiten en/of acties, maar geen vrijwilliger of donateur/sponsor zijn;
  • Personen die aan een organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De portefeuillehouder PR van SBKT verwerkt de persoonsgegevens van de vrijwilligers van SBKT. De penningmeester van SBKT verwerkt de persoonsgegevens van de donateurs/sponsoren. De Evenement-organisatoren verwerken de persoonsgegevens van deelnemers aan de evenementen.

Waarvoor verwerkt SBKT persoonsgegevens?
SBKT is een stichting die zijn taken uit kan voeren door de inzet van vrijwilligers, mede mogelijk gemaakt door de financiële ondersteuning van onze donateurs. Om aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons te gaan (deelnemer of donateur/sponsor), hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de ons toegewezen taken uitvoeren, de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.

Vrijwilligers, donateurs/sponsoren en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam, adresgegevens en mailadressen gebruiken we om onze taken uit te voeren, contact te onderhouden met onze vrijwilligers en donateurs/sponsoren, om informatie te verschaffen over diverse onderwerpen en voor het toesturen van uitnodigingen voor activiteiten etc. Voor de financiële administratie verwerken wij persoonsgegevens om onze relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Verwerkt SBKT bijzondere persoonsgegevens?
Nee, SBKT verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze stichtingen: SBKT draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat SBKT met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de stichting of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kunnen er bij persoonsgegevens?
Alleen bestuursleden en vrijwilligers die een strikt omschreven taak hebben kunnen bij de persoonsgegevens. Dit is in detail uitgewerkt in het Register van verwerkingsactiviteiten en de bijbehorende AVG Gegevensmatrix.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
SBKT wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen; uitzondering zijn de accountant en KvK.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan vrijwilligers, donateurs/sponsoren en relaties worden in beperkte vorm na beëindiging bewaard om statistische informatie zoals aantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.

Website
De website van SBKT wordt gebruikt om informatie over SBKT te plaatsen, zoals, maar niet beperkt tot, informatie over activiteiten, achtergrond informatie en informatie waarvan het bestuur verwacht dat het nuttig is voor onze relaties. Hiertoe kunnen van bij Kasteel Teylingen georganiseerde openbare activiteiten en evenementen foto’s op de website geplaatst worden. Uiterste inspanning wordt getracht om te voorkomen dat oneigenlijk gebruik van de foto’s mogelijk is. Op verzoek worden foto’s waarop iemand herkenbaar in beeld is van de website verwijderd.

Foto’s aangeleverd voor publicatie op de website of in een ander medium van SBKT zullen waar mogelijk worden geplaatst met naamsvermelding van de fotograaf.

SBKT verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. SBKT verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens.

Kan ik zien welke gegevens SBKT van mij verwerkt?
Elke vrijwilliger of donateur/sponsor heeft recht op inzage in de gegevens die SBKT verwerkt, is verantwoordelijk dat de aan ons versterkte persoonsgegevens correct zijn en dient wijzigingen van persoonsgegeven direct te melden via beheerder@kasteelteylingen.nl. Op verzoek worden de geregistreerde gegevens verwijderd.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door SBKT kunt u terecht bij de beheerder via beheerder@kasteelteylingen.nl. Ook voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek dient u contact op te nemen met de beheerder via beheerder@kasteelteylingen.nl. Het bestuur zal vervolgens aan haar verplichtingen conform de meldplicht datalekken voldoen.

Wijzigingen privacy beleid
SBKT streeft naar een zo actueel mogelijk privacy beleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Op de website van Kasteel Teylingen is altijd het meest recente Privacy statement beschikbaar.